Retningslinjer for sosiale medier

Hovedkontoer

Hovedkontoer:
• Facebook https://www.facebook.com/randabergkommune/
• Instagram https://www.instagram.com/randabergkommune/  

Andre kontoer:
• YouTube (visning og deling av videoklipp)
• Flickr (visning og deling av multimediainnhold og bilder) 

Andre kommunale kontoer

I tillegg er det opprettet egne kontoer for ulike tjenesteområder/avdelinger/prosjekter. Disse kontoene blir ivaretatt av egne administratorer.

Opprette nye kontoer

Opprettelse av nye offisielle kontoer i sosiale medier (for avdelinger, skoler eller i forbindelse med informasjonskampanjer) skal gjøres i samarbeid og etter avtale med Kommunikasjon. Dette for å sikre enhetlig profil utad.

Det er fire formål med sosiale medier

• Dialog med innbyggerne
• Nyhets- og informasjonsformidling
• Ivareta Randaberg kommunes omdømme
• Beredskap/krisehåndtering

Vi er på Facebook for å:

• Fortelle de gode historiene om det som skjer i landsbyen Randaberg kommune
• Fortelle om de arrangementene og tiltakene Randaberg kommune tilbyr
• Hjelpe innbyggerne til å bruke tjenestene via hjemmesiden (randaberg.kommune.no), inkludert selvbetjeningsløsninger

Vi er på Instagram for å:

• Dele landsbyens sjel og sjarm
• Følge med i alle flotte bilder som blir tatt i Randaberg
• At innbyggerne kan møte medarbeiderne i kommunen
• Dele bilder – sammen med Randabergbuen - ved å bruke emneknaggene #irandaberg og #mittrandaberg

Vi bruker YouTube og Flickr som:

• Lagringsplass for ferdige videoer og bilder, og for strømming ut mot innbyggerne  

Ansvar

• Randaberg kommune har redaktøransvar på Randaberg kommune sine sider og kontoer. Dette ivaretas av webredaktør og oppnevnte administratorer på undersider.
• Bare oppnevnte administratorer publiserer, svarer og kommenterer. Alle øvrige innlegg betraktes som private ytringer.
• Randaberg kommune sine hovedkontoer (se også punkt nr. 1) administreres av Kommunikasjon.

Administratorer for hovedkontoene

• Facebook: Anne Lise Løvik Reianes, Tone M. Haugen og Ove Sveinung Tennfjord. I tillegg har servicetorget tilgang til å oppdatere og legge inn løpende på kontoen, via egen redaktørtilgang.
• YouTube/Flickr/Instagram: Ove Sveinung Tennfjord.

Administratorer på andre kontoer

Antall personer og roller som arbeider med de øvrige kontoene, varierer etter hvilken virksomhet det er og behovet for informasjon. Men det bør være minimum 2 personer som administrerer den enkelte konto.

Administrator sitt ansvar

Den eller de som ansvar for kontoen skal passe på:
• at den blir håndtert daglig (unntatt er helger. Se pkt. 10, Åpningstider)
• å se til at dokumentasjon og arkivering gjennomføres
• at kontoer blir avsluttet om de er startet for en tidsbestemt periode eller er inaktive
• at innlegg som strider mot lov og retningslinjer dokumenteres, tas bort og blir arkivert

Publisering

Hvor mye som skal publiseres, avhenger av hvilken konto det er. Det er viktig at kontoen publiserer tilstrekkelig for å være aktiv og relevant. Samtidig må vi være forsiktig for ikke å publisere for mye. Dersom vi fyller opp kontoen med for mange innlegg, risikerer vi at kontoen sine følgere blir irritert eller oppfatter den på en annen måte enn tiltenkt.

Ikke mer enn 10 nyhetssaker per uke

På hovedsiden på Facebook skal det som hovedregel ikke legges ut mer enn 10 nyhetssaker per uke, inklusiv film og bildenyheter. På de øvrige hovedkontoene publiseres det ved behov.

Ved publisering på kommunens offisielle kontoer skal vi...

• svare på spørsmål og kommentarer. Svare generelt hvis vi ikke kan svare der og da, med beskjed om å sjekke opp påfølgende arbeidsdag,
• huske å si takk for skryt,
• svare også på nøytrale kommentarer som er henvendt til kommunen dersom det føles naturlig,
• alltid svare på negative kommentarer, 
• alltid rette opp faktafeil og
• tilpasse formen på svaret etter henvendelsens form og innhold. Saklig? Formell? Humoristisk? Ikke bruk ironi og sarkasme.

Plan for publisering

Kommunikasjon er ansvarlig for at det lages en publiseringsplan for sosiale medier. Planen blir satt opp som sak i rådmannens ledergruppe 1 gang i måneden for å sikre reelt innhold. Planen bør lages for minimum 1 og maks 2 måneder frem i tid, og bør være fleksibel, slik at vi kan inkludere spesielle hendelser ved behov.

Publiseringsplanen skal inneholde...

• på hvilken konto dette skal ut i
• når dette skal publiseres (ukedag og tid)
• hvilket innhold vi skal inkludere (ren tekst, grafikk, video, bilde eller en blanding)
• hva målet med innholdet er

Bruk av bilder/videoer

Bilder som brukes skal være godkjent for bruk. Vi skal opplyse om hvem som er fotograf der det er nødvendig – det er ikke nødvendig ved bruk av kommunens egne bilder.

Saksbehandling

Randaberg kommune skal ikke drive saksbehandling på sosiale medier, blant annet på grunn av taushetsplikten.

Åpningstid

Som hovedregel skal «åpningstiden» i det sosiale mediet følge vanlig åpningstid i Randaberg kommune. Dette gjelder også i ferier og i høytider.

Sletting

Å slette kommentarer bør bare gjøres i ekstraordinære tilfeller, dersom de inneholder personangrep, navngir tredjepersoner eller er i strid med norsk lov. Administratorene er ansvarlig for å slette og følge opp slike innlegg. Innlegg som slettes skal arkiveres.

Arkivering

Det er innholdet i informasjonen som er sendt, mottatt, delt eller formidlet som er avgjørende for om innholdet er arkivverdig. Det vil si at kommunikasjon i sosiale medier også kan være arkivverdig. Innlegg som er ment for saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi, må arkiveres. Dette gjelder dokument som har kulturelt eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon.

Krise/beredskap

Ved krisesituasjoner skal kommunikasjonen gå via kommunens kriseledelse.

Ansatte sin privat bruk av sosiale medier

Randaberg kommune ser positivt på at ansatte er samfunnsengasjert og aktiv, også i sosiale medier. Det kan likevel være en utfordring å skille mellom rollene som Rk-ansatt og privat-person, fordi andre kan identifisere deg med den jobben du har. Denne koblingen blir tettere jo mer profilert du er.

Noen gode råd

• Tenk igjennom om det du skriver kan få utilsiktede konsekvenser for deg selv eller Randaberg kommune
• Opprett aldri sider eller grupper i sosiale medier på vegne av Randaberg kommune, med eller uten Randaberg kommune sin logo, uten at dette er forankret i Kommunikasjon
• Før du melder deg inn i grupper eller «liker» sider i sosiale medier, er det klokt å vurdere om det kan komme i konflikt med din rolle som kommuneansatt
• Husk taushetsplikten! Vi saksbehandler ikke i sosiale medier
• Alt som skrives i lukkede grupper må tåle offentlighetens lys. Lukkede grupper på over 20-30 personer er juridisk sett offentlige grupper. Det vil si at du blir strafferettslig ansvarlig for dine ytringer, på samme måte som om du hadde ropt dem fra et torg
•  Du kommer langt ved å bruke sunn fornuft!