Kommunikasjonsstrategi 2023-2033

Hvem har ansvaret for kommunikasjonen?

Linjeansvar:

• Kommunikasjonsansvaret følger linjeprinsippet: Den som har ansvaret for en tjeneste/enhet, har også ansvaret for informasjon og kommunikasjon knyttet til enheten.
• Kommunikasjonsenheten er rådgivere og tilretteleggere, og drifter kommunens hovedkanaler.
• Kommunikasjonsenheten kan gi råd og være sparringspartner i kommunikasjonsplanlegging og mediehåndtering.
• Kommunikasjon og informasjon skal være integrert i kommunens plan- og styringsdokumenter.

Lederansvar:

• God kommunikasjon er et lederansvar, og denne strategien skal være til hjelp i lederrollen.

Medieuttalelser - roller:

• Ordfører uttaler seg på vegne av Randaberg kommune.
• Kommunedirektøren er hovedansvarlig for kommunikasjonen i beredskaps- og krisesituasjoner.
• Kommunedirektøren har det overordna ansvaret for alt som blir publisert i kommunen.
• Kommunedirektør og kommunalsjefer uttaler seg om strategiske og prinsipielle forhold, og om forhold av mer alvorlig karakter. 
• Virksomhetsledere uttaler seg om egen virksomhet. De har ansvar for oppdatert informasjon om egen tjeneste, på nettsidene til kommunen og i andre informasjonskanaler.
• Avdelingsledere uttaler seg om eget område.
• Alle ansatte kan gi faktaopplysninger fra egen enhet/eget fagområde, og kan uttale seg om saker i samråd med sin leder. Nærhetsprinsippet, de som kjenner saken best uttaler seg.

Kommunikasjonsplakat

Plakat: Hode, hjerter og hender. Du laster den ned ved å høyreklikke og "Lagre bildet som". 

Hode, hjerte og hender er tre stikkord som er lette å huske. Ta disse til hjelp når du skal planlegge kommunikasjonen din.

Hode: Vi er kunnskapsrike og tar de rette avgjørelsene.

• Sett deg godt inn i saken. Søk kunnskap!
• Det er lov til å ta «time-out». Hold hodet kaldt.
• Vi vil være åpne, tydelige og tilgjengelige.
• Du har et ansvar for at budskapet kommer ut og blir forstått av mottakeren.

Hjerte: Vi har omsorg og empati i det vi formidler.

• Husk at en sak har flere sider.
• Vis respekt for mottakeren, og lytt til det som mottakeren har på hjertet.
• Vi er stolte, men ikke arrogante.
• Vi har vilje til å endre kurs dersom det passer.

Hender: Vi er handlekraftige.

• Vi vil kommunisere aktivt og være i forkant, der det er mulig.
• Vi slipper ikke saken før vi vet at den blir fulgt opp.
• Alle skal få svar.
• Sitter du på noe du tror flere trenger å vite, del det!
• Effektiv og målrettet – med kjennskap til kanaler og målgrupper.

Ha alltid følgende klart for deg:

• Målgruppe (Hvem?)
• Innhold (Hva?)
• Kommunikasjonsmål (Hvorfor?)
• Tidspunkt (Til hvilken tid?)
• Kanalbruk (Hvordan?)
• Hva ønsker du å oppnå? Hvilket inntrykk sitter du igjen med?

Kommunikasjonsstrategien gjelder for alle kommunens ansatte, og den omfatter både intern og ekstern kommunikasjon

Kommunikasjonsfeltet har endret seg mye de siste årene, og det samme har innbyggernes og de ansattes forventninger til kommunikasjon. Det kan noen ganger oppleves som en vanskelig oppgave å nå ut med rett informasjon i rett tid, til rett målgruppe.

Det er utfordrende å være tidlig og tydelig i kommunikasjonen. Kommunikasjonsstrategien, med tilhørende verktøykasse (se vedlegg nederst på siden), skal være en hjelp for deg når du skal kommunisere med dine målgrupper.

Kommunikasjon er et virkemiddel for å nå kommunens overordnede mål. Kommunikasjonsstrategien er derfor tett knyttet opp til kommuneplanens samfunnsdel, og den skal være en rettesnor når du skal gjøre valg og prioriteringer innen kommunikasjon.

Kommunikasjonsstrategien skal bygge opp under visjonen "Sammen skaper vi den grønne landsbyen" og våre verdier. Strategien revideres løpende, sammen med kommuneplanen.

Hovedmålgrupper

Kommunens viktigste målgrupper er nåværende og framtidige innbyggere og ansatte.

Kommunen har også en rekke andre målgrupper:

• Media
• Næringslivet
• Kulturlivet
• Frivillige organisasjoner
• Myndigheter og andre samarbeidspartnere lokalt, regionalt og nasjonalt

Seks kommunikasjonsmål

Vi skal alltid jobbe for åpenhet i organisasjonen, internt og eksternt.

Kommunikasjonen vår skal:

1. Være tydelig, pålitelig og tilgjengelig
2. Motivere til deltakelse, medvirkning og samskaping
3. Gi god informasjon om tjenester, rettigheter og politiske beslutninger
4. Fremme og styrke Randaberg kommune som grønn landsby
5. Legge til rette for tverrfaglig samhandling
6. Bidra til at ansatte deler kunnskap og lærer av hverandre

Seks strategiske grep

1. Vi skal gjøre Randaberg synlig som en god kommune å bo og jobbe i.

Derfor skal vi:

• Gi god informasjon om Randaberg kommunes tjenester, innbyggernes rettigheter og politiske beslutninger.
• Fortelle de gode historiene om Randaberg, og hvordan det er å vokse opp, bo og bli gammel her i den grønne landsbyen.
• Vise frem innsiden av Randaberg kommune. Skape forståelse for hvordan kommunen fungerer og hvem som tar beslutningene.
• Synliggjøre Randaberg som en attraktiv kommune å arbeide i.
• Styrke Randaberg sin posisjon lokalt, regionalt og nasjonalt. Vi skal være en god lagspiller i et felles bo- og arbeidsområde.
• Kommunisere hvordan vi sammen kan jobbe for å nå bærekraftsmålene, både internt til våre ansatte og eksternt ut til kommunens innbyggere.

2. Vi skal styrke internkommunikasjonen.

Derfor skal vi:

• Bruke internkommunikasjon til å bygge fellesskap på tvers av organisasjonen, og fremme fagkunnskap og enhetlig praksis.
• Bygge stolthet for kommunen som arbeidsplass og løfte frem ansatte som gode ambassadører for landsbyen.
• Sørge for tidlig og tydelig kommunikasjon i interne prosjekter og prosesser. Jobbe kontinuerlig med spesifikke tiltak for å bedre internkommunikasjonen.
• Øke kommunikasjonskomeptansen til ledere og ansatte.
• Ha anbefalinger og retningslinjer for interne kommunikasjonskanaler, og gi ansatte og ledere nødvendig opplæring. Klarspråk skal stå sentralt.
• Gjøre intranett til navet for kommunens interne informasjon.

3. Vi skal skape forståelse for endring og omstilling.

Derfor skal vi:

• Styrke ledere og ansattes kunnskap om kommunikasjon i endringsprosesser.
• Kommunisere tydelig hva som skal skje, hvorfor endringen er nødvendig og hvilke konsekvenser den får for den enkelte.
• Bruke beredskapsplan og plan for krisekommunikasjon når det er nødvendig.

4. Vi skal legge til rette for medvirkning, og motivere til deltakelse i den grønne landsbyen.

Derfor skal vi:

• Ha gode rutiner for håndtering av henvendelser og tilbakemeldinger i våre kanaler.
• Ha god og tilgjengelig informasjon om beslutninger og muligheten til å påvirke.
• Gjøre det enkelt for innbyggere å få oversikt over hvordan de kan medvirke i planarbeid, høringer og andre politiske prosesser.
• Gjøre innbyggerne i stand til å følge med på prosesser som angår dem og gjøre innbyggerinvolvering enkelt.
• Ha gode, brukervennlige systemer for innsyn, slik at innbyggerne får tilgang til Randaberg kommunes korrespondanse og dokumenter.

5. Vi skal gi tilpasset informasjon i rette kanaler.

Derfor skal vi:

• Ha innsikt i informasjonsbehov, slik at vi best mulig kan nå ut til de det gjelder med aktuell informasjon.
• Være oppdatert på digitale bruksmønstre, og tilby veiledning for enkelte målgrupper som sliter digitalt.
• Ha et bevisst forhold til hvilke kanaler kommunen bruker når, både internt og eksternt. Ulike kanalstrategier skal være tilpasset det enkelte tjenesteområdet.
• Ha et bevisst og profesjonelt forhold til media.

6. Vi skal kommunisere forståelig og enhetlig.

Derfor skal vi:

• Ha en felles visuell identitet i alle våre trykte og digitale flater. Den visuelle profilen baserer seg på identiteten til den grønne landsbyen.
• Konsekvent bruke kommunens visuelle profil, slik at innbyggerne forstår at kommunen er avsender.
• Følge kommunen sin språkprofil og bruke klarspråk.
• Jobbe systematisk med spesifikke språktiltak. Alle saksbehandlere skal ha opplæring i klarspråk.
• Legge til rette for at informasjonen er universelt utformet, og på andre språk når situasjonen tilsier det.

Vedlegg

(Vedlegga blir lagt inn fortløpande når dei er klar).

• Regler og retningslinjer for publisering på nett
• Retningslinjer for bruk av sosiale medier
• Bruk av nynorsk på innbyggarportalen
• Retningslinjer for informasjon på www.randaberg.kommune.no
• Universell utforming på nettsidene og i apper (Tilgjengelighetserklæring) 
• Språkvett - klarspråktips til skribentar (brosjyre)
• Språkrådet sine anbefalinger. Klarspråk-tips til nettskribenter
• Randaberg kommunes visuelle profil
• Arkivering av digital kommunikasjon som Facebook, web-tv, hjemmesider
• Råd og retningslinjer for bruk av bilder og film
• Krisekommunikasjonsplan

Lover

• Grunnloven: Grunnlovens § 100 sier: «Trykkefrihed bør finde Sted». Videre heter det at «Frimodige ytringer, om Stadsstyrelsen og hvilkemsomhelst anden Gjenstand ere Enhver tilladte».
• Kommuneloven: Kommunelovens § 4 sier: «Kommuner og fylkeskommuner skal aktivt informere om egen virksomhet og om virksomhet som andre rettssubjekter utfører på vegne av kommuner og fylkeskommuner. De skal også legge til rette for at alle kan få tilgang til slik informasjon».
• Offentleglova: Formålet med offentleglova er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig. Hovedprinsippet er at forvaltningens dokumenter er offentlige så langt annet ikke følger av lov eller forskrift.
• Forvaltningsloven: Forvaltningsloven inneholder regler for forvaltningens saksbehandling. Loven skal blant annet sikre at forvaltningens saksbehandling foregår slik at avgjørelsene blir riktigst mulig og at bestemte hensyn og interesser ivaretas under saksbehandlingsprosessen. Viktige prinsipper her er rettssikkerhet, partsoffentlighet, taushetsplikt og habilitet. Loven definerer hva som er et enkeltvedtak og gir bestemte regler for klageadgang. Forvaltningsloven påpeker også forvaltningsorganenes veiledningsplikt.
• Lov om språk (språklova): Formålet med språklova er å styrke norsk språk, slik at det skal kunnebrukes på alle samfunnsområder og i alle deler av samfunnslivet i Norge. Loven skal fremme likestilling mellom bokmål og nynorsk og sikre vern og status for de språkene som staten har ansvar for.
• Lov om likestilling og forbud mot diskriminering (likestillings- og diskrimineringsloven): Formålet med likestillings- og diskrimineringsloven er å fremme likestilling og hindre diskriminering. Med likestilling menes likeverd, like muligheter og like rettigheter. Likestilling forutsetter tilgjengelighet og tilrettelegging.
• Kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven: Kommunehelsetjenesteloven og Sosialtjenesteloven påpeker også helse- og sosialtjenestens oppgaver med å gi opplysning, råd og veiledning.
• Plan- og bygningsloven: Plan- og bygningsloven gir tydelige føringer for informasjons/offentliggjøringsplikter i planprosesser. Den har klare regler for medvirkning, konsekvensbeskrivelser og planprosesser. Gjennom medvirkning har innbyggerne rett til å kunne delta og påvirke beslutningsprosesser.
• Personopplysningsloven: Personopplysningsloven gir regler for hvordan en behandler, oppbevarer, sikrer og eventuelt gir innsyn i personopplysninger. Loven stiller krav til informasjonssikkerhet. Den gjelder for all privat og all offentlig virksomhet.
• Arkivloven: Formålet med arkivloven er å sikre arkiv som enten har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig dokumentasjon, slik at dette blir tatt vare på for ettertiden.
• Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen: Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen har bestemmelser om hvordan partene i arbeidslivet informerer hverandre.
• Miljøinformasjonsloven: Miljøinformasjonsloven gir innbyggerne rett til miljøinformasjon og deltakelse i offentlige beslutningsprosesser av betydning for miljøet.